Quán trà sữa bán 200 ly một ngày nhưng chủ quán thường không trả lời được câu hỏi đơn giản: một ly trà sữa trân châu lãi bao nhiêu? Nguyên nhân là giá vốn nằm rải rác trong hàng chục nguyên liệu, mỗi thứ hao một ít. Bài này hướng dẫn cách dựng định mức nguyên liệu (BOM) để hệ thống tự trừ kho và tự tính giá vốn.
Định mức nguyên liệu là gì
Định mức là công thức của một món, tính bằng đơn vị mua vào. Ví dụ một ly trà sữa trân châu size M:
- Bột trà sữa: 25g
- Sữa đặc: 20ml
- Trân châu đen: 40g
- Đá: 150g
- Ly + nắp + ống hút: 1 bộ
Khi bạn khai báo công thức này, mỗi lần nhân viên chốt bán một ly, hệ thống tự trừ đúng lượng đó khỏi kho thô. Bạn không phải nhập tay bất cứ gì sau đó.
Bước 1: Chuẩn hoá đơn vị trước khi làm gì khác
Đây là bước hay bị bỏ qua và là nguyên nhân số một khiến kho sai. Bạn mua bột trà sữa theo bao 1kg nhưng dùng theo gam. Mua sữa đặc theo lon 380g nhưng dùng theo ml.
Hãy chọn một đơn vị nhỏ nhất cho mỗi nguyên liệu và quy đổi ngay từ lúc nhập kho:
| Nguyên liệu | Mua vào | Đơn vị dùng | Quy đổi |
|---|---|---|---|
| Bột trà sữa | Bao 1kg | gam | 1 bao = 1.000g |
| Sữa đặc | Lon 380g | gam | 1 lon = 380g |
| Trân châu | Túi 3kg | gam | 1 túi = 3.000g |
| Ly nhựa | Thùng 500 cái | cái | 1 thùng = 500 cái |
Làm bảng này trên giấy trước, rồi mới nhập vào hệ thống. Sai một chỗ quy đổi là toàn bộ số tồn sai theo.
Bước 2: Đo định mức thật, đừng ước lượng
Cách đo chính xác mà không tốn thời gian: nhờ nhân viên pha 10 ly liên tiếp theo đúng cách họ vẫn làm, cân lượng nguyên liệu trước và sau, rồi chia cho 10. Con số này mới là định mức thật của quán bạn — nó thường cao hơn công thức lý thuyết vì luôn có hao hụt khi rót, khi đong.
Nếu bạn khai định mức thấp hơn thực tế, hệ thống sẽ báo tồn kho nhiều hơn số có thật, và bạn sẽ hết nguyên liệu giữa giờ cao điểm.
Bước 3: Tính giá vốn để biết món nào thực sự lãi
Khi đã có định mức và giá nhập, giá vốn từng món hiện ra. Kết quả thường gây bất ngờ: món bán chạy nhất nhiều khi là món lãi thấp nhất, còn món ít ai gọi lại có biên lãi tốt.
Có con số này bạn mới quyết định được ba việc: món nào nên đẩy lên đầu thực đơn, món nào nên tăng giá, món nào nên bỏ. Trước đó mọi quyết định chỉ là cảm tính.
Bước 4: Kiểm kho mù, không phải kiểm kho cho có
Kiểm kho kiểu cũ có một lỗ hổng lớn: nhân viên nhìn thấy số tồn hệ thống trước khi đếm, nên rất dễ điền cho khớp thay vì đếm thật. Kiểm xong số nào cũng đẹp, và bạn không biết gì hơn lúc chưa kiểm.
Kiểm mù bịt đúng lỗ hổng đó: người kiểm chỉ thấy danh sách nguyên liệu và ô trống để điền số đếm thực tế, không thấy số tồn lý thuyết. Sau khi nộp, hệ thống mới hiện chênh lệch, và mọi phiếu có chênh lệch đều phải qua chủ quán phê duyệt.
Tần suất hợp lý cho quán trà sữa: nguyên liệu đắt tiền và dễ hao (trân châu, bột trà, siro) kiểm hàng tuần; bao bì và vật tư kiểm hàng tháng.
Sai lầm thường gặp
- Khai định mức cho quá nhiều món cùng lúc. Bắt đầu với 10 món bán chạy nhất, chúng thường chiếm 70–80% doanh thu. Phần còn lại làm dần.
- Quên tính đá và bao bì. Đây là hai khoản nhỏ nhưng nhân với hàng trăm ly mỗi ngày thì không nhỏ nữa.
- Không cập nhật khi đổi nhà cung cấp. Giá nhập đổi mà không sửa thì giá vốn sai, và mọi báo cáo lãi lỗ sai theo.
- Coi chênh lệch kho là lỗi của nhân viên. Phần lớn chênh lệch đến từ định mức khai sai hoặc quy đổi đơn vị sai. Kiểm lại công thức trước khi kết luận về con người.
Sau một tháng bạn có gì
Bạn biết mỗi món lãi bao nhiêu, nguyên liệu nào hao bất thường, và tuần nào cần nhập hàng — thay vì đến quán nhìn kệ rồi đoán. Đó là khác biệt giữa quản lý bằng số và quản lý bằng cảm giác.