Quản lý ca gãy, chấm công định vị và tính lương nhân viên

Quản lý nhân viên F&B luôn là bài toán đau đầu với các chủ quán do đặc thù xoay ca liên tục và ca gãy. Hệ thống TeleBiz hỗ trợ chấm công chuẩn xác thông qua định vị GPS/Wifi và tự động lập bảng lương chi tiết vào cuối tháng. Dưới đây là quy trình quản lý hiệu quả.

Bước 1: Tạo tài khoản nhân viên và thiết lập ca làm việc

Trước hết, bạn cần khai báo danh sách nhân viên và cấu hình ca trực trên Dashboard quản trị:

1. Vào mục Nhân sự -> Danh sách nhân viên.
2. Thêm mới tài khoản nhân viên, điền thông tin họ tên, số điện thoại, và liên kết với tài khoản Telegram User ID của nhân viên đó.
3. Chuyển sang mục Cấu hình ca làm việc. Định nghĩa thời gian bắt đầu và kết thúc của các ca (ví dụ: Ca sáng: 08:00 - 12:00, Ca chiều: 12:00 - 17:00, Ca tối: 17:00 - 22:00).
4. Thiết lập mức lương theo giờ (ví dụ: 25.000đ/giờ) hoặc lương cố định theo ca cho từng nhân sự.

Bước 2: Hướng dẫn nhân viên chấm công qua Chatbot Telegram

Đến giờ vào ca, nhân viên tự chấm công ngay trên điện thoại thông qua Chatbot của quán:

1. Nhân viên mở chatbot trên ứng dụng Telegram.
2. Gửi lệnh /checkin (hoặc bấm nút Check-in trên menu bàn phím).
3. Chatbot sẽ yêu cầu nhân viên chia sẻ vị trí (Location GPS) hoặc kết nối mạng Wifi của quán.
4. Hệ thống đối chiếu tọa độ thực tế của nhân viên với tọa độ của quán (được chủ quán khai báo trước). Nếu trùng khớp, hệ thống ghi nhận chấm công thành công.
5. Khi kết ca, nhân viên gửi lệnh /checkout để hoàn tất ca làm việc.

Bước 3: Quản lý ca gãy và đi trễ, về sớm

Hệ thống TeleBiz tự động tính toán thời gian đi trễ và về sớm:

• Báo cáo đi trễ: Nếu nhân viên check-in sau giờ bắt đầu ca 15 phút, hệ thống ghi nhận trạng thái đi trễ và tự động trừ lương tương ứng (nếu chủ quán thiết lập cấu hình phạt đi trễ).
• Ca gãy: Nhân viên có thể check-in/out nhiều lần trong ngày tương ứng với các ca gãy khác nhau. Hệ thống sẽ gom tất cả số giờ làm việc thực tế lại để cộng dồn công cuối tháng.

Bước 4: Tự động tổng hợp bảng lương cuối tháng

Bạn không còn phải cộng công thủ công vào cuối tháng nữa:

1. Vào mục Nhân sự -> Bảng lương.
2. Chọn tháng và năm cần xem bảng lương.
3. Hệ thống sẽ tự động hiển thị bảng tổng hợp công của toàn bộ nhân viên gồm:
   • Tổng số giờ làm việc thực tế.
   • Số ca làm việc đã hoàn thành.
   • Số phút đi trễ, về sớm.
   • Tổng lương cơ bản nhận được.
   • Các khoản phạt đi trễ hoặc phụ cấp ca gãy (nếu có).
4. Chủ quán có thể xuất file Excel bảng lương để tiến hành thanh toán cho nhân sự nhanh chóng và minh bạch.